Sistema Integrado para la Gestión de Tiempo Compartido (I-TimeShare)


ASP Technology Gruop ofreceI-TimeShare,una aplicación para control de la gestión de los procesos requeridos para la venta y cobranza de productos de tiempo compartido o también conocido como multipropiedad de vacaciones.

Uno de los activos mas importantes en el negocio del tiempo compartido es la cartera de cobranzas se generan producto de las ventas de los diferentes tipos de contrato o productos y el control efectivo de la misma garantiza el retorno de inversión en los tiempos establecidos por el negocio.

El sistema es modular en cuanto a su presentación y estructura, todos los módulos operan en forma integrada, evitando la redundancia de datos y la sobrecarga de procesos. A su vez, cada categoría contempla los diferentes subsistemas o módulos requeridos, quedando conformado de la siguiente manera:

Manejo de todo lo relacionado a la emisión del contrato según las políticas de ventas vigentes para el momento de su desarrollo.

Manejar las comisiones de los vendedores del contrato, según los criterios establecidos.

Emitir archivo de deudas para ser tramitados por la empresa que maneja la gestión de las cobranzas.

Emitir los diferentes archivos que van a los Bancos para hacer la gestión de la cobranza por cargos automáticos.

Actualizar pagos recibidos desde los Bancos.

Actualizar pagos recibidos desde la empresa que realiza la gestión de cobranza.

Liberar contratos para ser enviados a RCI una vez cumplidas las condiciones definidas.

Bloquear contratos en RCI que no están al día en el pago.

Manejar el financiamiento y refinanciamiento de los contratos.

Base de Datos de Clientes o Socios con todos sus atributos.

Base de Datos de Estados y principales ciudades del país.

Manejo de los inventarios con que cuenta el complejo.

Elaboración de Manuales de Usuario y Procesos.

Emisión de Reportes para la toma de decisión sobre la información que se tiene registrada.

Manejo de ventas en múltiples monedas.

Reportes financieros para el manejo de la cartera.

Módulo de Reservaciones permite realizar reservaciones para las habitaciones que maneje el complejo y que estén bajo contrato, en este módulo observamos características tales como:

El Estado en el que se encuentra el contrato (al día o moroso) es utilizado al momento de la reservación para lo cual se muestra un mensaje de alerta que indica el estado del contrato.

Validación de la reserva de la semana que ya tiene asignada el contrato y que no permita que sea otra semana, esto se puede configurar.

La semana debe estar comprendida dentro del lapso que el sistema permita, este parámetro se puede configurar.

Automáticamente se bloquearan las habitaciones y se le asignara al socio un numero de localizador.

El sistema no permitirá realizar mas de una reservación por contrato. La única manera que esto se pueda realizar es que el contrato tenga más de una semana asignada, dependiendo de la configuración.

El sistema mantiene un registro de toda la información de las reservaciones y se mostrará el historial de las reservaciones anteriores del socio.

El sistema imprime un recibo para el socio en donde se indicará los datos de la reservación.

El sistema permite realizar reservaciones que vengan de RCI, este tipo de reservaciones no lleva ningún tipo de validación en lo que se refiere a la morosidad del socio. Solo se bloqueara la habitación y se asignara un número de localizador.

Envío de información al socio vía correo electrónico. Permite enviar correos a los socios que tienen una dirección de correo válida en el sistema, este envío se realiza de forma masiva, y permite adjuntar un documento html que contenga la información que se desea enviar a los socios. (Ejm: Promociones, Propagandas, etc)

Automatización de Procesos de Mercadeo. Este módulo permite realizar las siguientes actividades:

Manejo de las gestiones de los contratos. Permite llevar un control de toda la gestión realizada al socio, clasificando las gestiones dependiendo el status de la misma (Llamadas recibidas, realizadas, visitas del socios). Se generan reportes de las gestiones realizadas, usando filtros tales como: Gestor, fecha, , tipo de gestión, etc.

Cargar encuestas realizadas a los futuros socios, permitiendo sacar reportes estadísticos con la efectividad de dichas encuestas.

Controlar la labor que realiza el personal de Telemercadeo en cuanto a las llamadas que realizan a personas; clasificándolas dependiendo del status (pendiente, ilocalizable, no contesta, etc ).

Listar todas las personas que llegan a asociarse y así poder verificar la efectividad de la labor de Telemercadeo.

Automatización del Procesos de Cobranza. Este módulo permite realizar las siguientes actividades:

Definición de los productos que ofrece la compañía, para luego ser gestionados por el departamento de cobranza.

Segmentación de la Cartera para la cobranza mediante el uso de la descripción de todas las zonas donde se emiten contratos para dividir la cobranza según el criterio a definir.

Descripción de los tipos de pagos que se pueden recibir ejemplos (Pagos por oficina, Tarjeta etc.).

Definición de las promesas que vamos aceptar de los deudores ejemplos (convenios, acuerdos, debitos automáticos, afinaciones).

Grupos de Usuarios o Cobranza, La descripción de un modelo para la definición de un modelo de grupo de cobranza.

Cargos, Los cargos que se manejan dentro de la organización (Gestor, Supervisor, etc.).

Usuarios, Los datos de los usuarios ( Cedula, Nombre, Apellido, Grupo , Cargo, Sucursal).

Estados posibles de las Obligaciones, Los estados que se manejan para las obligaciones ejemplo (Activa, En proceso, Inactiva, etc).

Conceptos de Cobro x Producto, Todos los conceptos posibles de cobros asociados a un producto ejemplo (Giros, Inicial, etc.)

Carga de pagos al sistema y aplicación de los pagos cargados según perfil de los usuarios.

Manejos de la nomina de cobradores según porcentajes de comisiones definidos.

Devolución de la Cartera una vez cerrado el ciclo de cobros y emisión de reportes de control en el ciclo de cobro.

Reportes de cobranzas y seguimiento a las obligaciones de las carteras en ciclo de cobranza, mediante avisos automáticos.

Beneficios:

Integrar con el Web Site del complejo hotelero forma que los socios pueden realizar consultas de sus estados de cuentas y otra información vía Internet, según los criterios de seguridad definidos las diferentes áreas funcionales del cliente.

Manejo de múltiples monedas por productos